Urząd i jednostki miejskie “na zdalnym”

0
251

Rządowe rozporządzenie nakłada na urzędy obowiązek pracy zdalnej. Gdynianie będą mogli nadal korzystać z usług magistratu i jego jednostek w sposób elektroniczny czy telefoniczny, a w określonych przypadkach – także osobiście.

24 stycznia zaczęło obowiązywać nowe rozporządzenie Rady Ministrów, które dotyczy obostrzeń związanych z pandemią koronawirusa. Wzrost zakażeń sprawił, że rząd znów wymaga od urzędów pracy w trybie zdalnym, a co za tym idzie, zdalnej obsługi mieszkańców i klientów. Taki stan, zgodnie z treścią rozporządzenia, ma potrwać do 28 lutego tego roku. Wyjątkiem będą jedynie jednostki podlegające pod sądy, prokuratury i uczelnie.

Więcej spraw załatwisz zdalnie

Do nowych wytycznych dostosował się już Urząd Miasta Gdyni i inne miejskie jednostki. Podjęto działania, które mają zminimalizować kontakt między pracownikami urzędu do minimum, przy jednoczesnym zachowaniu jak najwyższej płynności obsługi. Większość komórek będzie stosować hybrydowy system pracy.

Do dyspozycji mieszkańców pozostają różne bezpieczne formy załatwiania spraw, jak chociażby Cyfrowy Urząd, ePUAP, wrzutnia na dokumenty, urzędowy paczkomat czy droga pocztowa. Zgodnie ze wskazaniami w rozporządzeniu, nadal możliwe będzie natomiast osobiste załatwienie tych spraw urzędowych, których nie da się zrealizować w formie zdalnej. W takich przypadkach praca będzie odbywać się w reżimie sanitarnym, z zachowaniem zasad bezpieczeństwa.

Jak skorzystać z usług urzędu i jednostek?

Nadal czynne pozostają punkty obsługi – zarówno te w Urzędzie Miasta, jak i w Gdynia InfoBox oraz Centrum Obsługi Mieszkańca w Centrum Riviera. Mieszkańcy mogą umawiać terminy wizyt poprzez kontakt z Gdyńskim Centrum Kontaktu – tel. (58) 626-26-26.

Wydział Architektoniczno-Budowlany Urzędu Miasta Gdyni – zainteresowane osoby mogą wnosić podania oraz otrzymywać informacje za pośrednictwem operatora pocztowego, za pomocą środków komunikacji elektronicznej lub wrzutni znajdującej się w Urzędzie Miasta Gdyni przy Al. Marsz. Piłsudskiego 52/54 w Gdyni. Spotkania możliwe będą jedynie po uprzednim telefonicznym lub mailowym (preferowanym) umówieniu wizyty. Z uwagi na możliwości organizacyjno-techniczne długość wizyty nie może przekroczyć 30 minut. Maksymalna ilość osób ze strony interesanta to 2 osoby.

Wydział Gospodarki Nieruchomościami i Geodezji – obsługa w zakresie wydawania dokumentów i materiałów zasobu geodezyjnego na podstawie wniosków: o udostępnienie materiałów powiatowego zasobu geodezyjnego w tym kopii mapy zasadniczej, o wydanie wypisu i wyrysu, kopii mapy ewidencyjnej, o wydanie zaświadczenia o nieposiadaniu nieruchomości, o założenie kartotek lokalowych odbywa się przez portal interesanta, ePUAP, Cyfrowy Urząd, kancelarię, wrzutnię na dokumenty, drogą pocztową i – sporadycznie – bezpośrednio w sali obsługi mieszkańców, po wcześniejszym telefonicznym umówieniu. Odbiory dokumentów papierowych w paczkomacie lub wysyłka na wskazany adres. Geodeci są obsługiwani wyłącznie przez Portal Geodety, rzeczoznawcy – przez Portal Rzeczoznawcy, komornicy – częściowo przez Portal Komornika, częściowo przez pocztę, Urzędy Skarbowe, sądy i inne zapytania o dane w bazie EGIB kierują w formie papierowej oraz przez ePUAP.

Referat Energetyki – przyjmuje wnioski dotyczące konkretnych spraw w różnych formach. Dotacje gminne – wnioski należy składać w kancelarii UM, elektronicznie lub przesłać pocztą. Preferowany kontakt telefoniczny pod nr tel. 58 668 23 53. Wizyty ograniczone do niezbędnego minimum, np. konieczność złożenia podpisu – w Informacji Turystycznej na 10 Lutego 24. Program „Czyste Powietrze” – wnioski należy składać w kancelarii UM, elektronicznie lub przesłać pocztą. Preferowany kontakt telefoniczny pod nr tel. 885 581 668. Wizyty ograniczone do niezbędnego minimum, np. konieczność złożenia podpisu – w Miejskiej Informacji Turystycznej na 10 Lutego 24. Punkt w COM Riviera – chwilowo nieczynny. Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków (CEEB) – deklaracje należy składać w kancelarii UM, elektronicznie lub przesłać pocztą. Preferowany kontakt telefoniczny pod nr tel. 58 668 23 52. Wizyty ograniczone do niezbędnego minimum, np. konieczność złożenia podpisu – w Informacji Turystycznej na 10 Lutego 24. Punkt w COM Riviera – chwilowo nieczynny.

Wydział Środowiska – zakresie postępowania z odpadami komunalnymi korespondencję należy kierować na adres wyrzucamto@gdynia.pl lub dzwonić pod nr tel. 58 77 22 od 501 do 507, w pozostałym zakresie korespondencję należy kierować na adres wydz.srodowiska@gdynia.pl lub dzwonić pod nr 58 668 84 80 bądź wysłać faxem 58 668 84 70. Spora liczba usług jest także świadczona online.

Wydział Spraw Społecznych – korespondencja i wnioski o dodatki mieszkaniowe oaz dodatki osłonowe mogą być dostarczane poprzez pocztę lub wrzutnie w obu budynkach Urzędu Miasta Gdyni. W razie konieczności uzupełnienia, wydział wzywa interesantów na umówione godziny. Druki wszystkich wniosków są dostępne w obu budynkach urzędu w portierniach, a dla osób korzystających z drogi elektronicznej – na stronach urzędu. Wnioski o wszystkie świadczenia można składać w formie elektronicznej poprzez portal Emp@tia, wnioski w formie papierowej można przesyłać pocztą lub pozostawić we wrzutni przy drzwiach wejściowych do urzędu. Kontakt w sprawie świadczeń drogą mailową: rds@gdynia.pl, kontakt w sprawie świadczeń drogą telefoniczną: 58 668 85 58 lub 668 85 75. W punkcie Miejskiej Informacji Turystycznej (ul. 10 Lutego 24) jest czynny w godz. od 9:00 do 15:00 punkt informacyjny dot. dodatku osłonowego.

Biuro Rad Dzielnic – można kontaktować się za pośrednictwem poczty lub telefonicznie. Wszelkie informacje dotyczące pracy biur oraz danych teleadresowych można znaleźć na stronie www.gdynia.pl w zakładce poświęconej MIESZKAŃCOM – dział – Urząd Miasta – Rady Dzielnic, a także w Biuletynie Informacji Publicznej i na stronie www.gdynia.pl/dzielnice. Kontakt z Biurem ds. Dzielnic, które koordynuje prace biur, codziennie w godz. 8:00 – 16:00 pod nr tel. 58 662 48 82 lub mailowo: dzielnice@gdynia.pl.

Samodzielny Referat ds. organizacji pozarządowych – nieodpłatna pomoc prawna oraz nieodpłatne poradnictwo obywatelskie świadczone są zdalnie za pomocą środków porozumiewania się na odległość (telefon, e-mail). Aby skorzystać z pomocy radców prawnych i adwokatów, należy wysłać wiadomość na adres npp@gdynia.pl lub zadzwonić pod nr telefonu 58 625 76 19. Doradcy dostępni są od godziny 8:00 do 16:15. Aby skorzystać z pomocy w punktach Nieodpłatnej Pomocy Prawnej prowadzonych przez Fundację Instytut Aktywizacji Regionów, należy zadzwonić pod nr tel. 536 017 748. Doradcy dostępni są od godziny w godz. 10:00-18:00. Aby skorzystać z pomocy w punktach Nieodpłatnego Poradnictwa Obywatelskiego prowadzonych przez Stowarzyszenie OVUM, należy zadzwonić pod nr tel. 58 350 15 15. Doradcy dostępni są od godziny w godz. 12.00-20.00. Aby załatwić sprawy związane ze współpracą miasta z organizacjami pozarządowymi lub nadzorem nad stowarzyszeniami, należy zadzwonić pod nr telefonu 58 662 36 78 lub napisać wiadomość na adres ngo@gdynia.pl. Spotkania możliwe są jedynie w uzasadnionych przypadkach po wcześniejszym umówieniu. Aby załatwić sprawy związane z ewidencją stowarzyszeń zwykłych, przygotowaną dokumentację w formie papierowej należy wrzucić do wrzutni dokumentów przygotowanej w tym celu w budynku Urzędu Miasta przy ul. 10 lutego 24 lub Al. Marszałka Piłsudskiego 52/54. Przygotowaną dokumentację można wcześniej skonsultować wysyłając ją w formie elektronicznej na adres ngo@gdynia.pl.

Zarząd Budynków i Lokali Komunalnych w Gdyni – bezpośrednia obsługa najemców w Biurze Obsługi Mieszkańca we wtorki i czwartki w godzinach 8-13 po wcześniejszym umówieniu się telefonicznym bądź mailowym, kasa dla najemców ZBiLK otwarta będzie 2 razy w tygodniu tj. we wtorki i czwartki w godzinach 8-13. Bezpośrednia obsługa najemców ZMHT – dyżury ograniczone do umówionych wcześniej wizyt.

Powiatowy Urząd Pracy w Gdyni – wszyscy petenci, których sprawa może być załatwiona zdalnie (elektronicznie lub telefonicznie) prosi się o skorzystanie z tej formy kontaktu. Sprawy, które muszą być załatwione osobiście będą załatwiane w dotychczasowym trybie.

Zarząd Dróg i Zieleni w Gdyni – interesanci, którzy są zmuszeni do pilnego załatwienia spraw związanych np. ze Strefą Płatnego Parkowania będą nadal obsługiwani. Biuro Obsługi Klienta Strefy Płatnego Parkowania przy ul. Tadeusza Wendy 15 funkcjonuje w poniedziałki od 9:00 do 17:30 oraz od wtorku do piątku od 7:30 do 15:00. W sprawach związanych ze Strefą Płatnego Parkowania, abonamentem, reklamacjami interesanci mogą skontaktować się również telefonicznie (58 764 40 00 lub 58 764 40 01) i mailowo pod adresem spp@zdiz.gdynia.pl. W sprawach mniej pilnych mieszkańcy są proszeni o kontakt telefoniczny, za pośrednictwem poczty e-mailowej lub tradycyjnej. Kontakt można nawiązać również poprzez formularz kontaktowy na stronie.

Biuro Ogrodnika Miasta – wnioski o wycinki w siedzibie wydziału przy ul. 10 Lutego będą przyjmowane wyłącznie z kancelarii lub listownie. Przyjmowanie i wydawanie zaświadczeń o niezalesieniu będzie odbywać się wyłącznie drogą korespondencyjną, listem poleconym lub poprzez ePUAP (przyjmowanie również drogą mailową).

Centrum Aktywności Seniora ze względu na troskę o bezpieczeństwo seniorów zawiesza działalność stacjonarną – dotyczy to Miejskich Klubów Seniora, zajęć Gdyńskiego Uniwersytetu Trzeciego Wieku, pozauniwersyteckich, zajęć sportowych i fitness (do 28 lutego 2022 roku). Zaleca się korzystanie z „Wirtualnego CAS”, strony www.seniorplus.gdynia.pl, grupy społecznościowej na Facebooku „Gdyńscy seniorzy – wirtualnie” oraz kontaktów telefonicznych. Zapisy na drugi semestr zostaną przesunięte na późniejszy termin. W razie potrzeby kontakt pod numerem telefonu: 58 661 55 38.

Gdyńskie Centrum Sportu – do dnia 28 lutego zostały wstrzymane wszystkie zajęcia sportowe i rekreacyjne dla mieszkańców w ramach „Gdyńskiego Poruszenia” i realizowane w ramach projektów Budżetu Obywatelskiego.

Laboratorium Innowacji Społecznych zawiesza do odwołania stacjonarną działalność Wymiennikowni, wszystkich domów sąsiedzkich, UrbanLabu i stacjonarnych punktów konsultacyjnych dotyczących rewitalizacji. Obsługa Budżetu Obywatelskiego będzie realizowana wyłącznie w formie zdalnej – bez możliwości osobistej konsultacji. Wnioski będą zbierane wyłącznie w formie elektronicznej bądź powinny być przesyłane za pośrednictwem poczty. Zachowana zostaje pełna obsługa telefoniczna, a także istnieje możliwość zorganizowania spotkań on-line.

Dzielnicowe Ośrodki Pomocy Społecznej preferują kontakt telefonicznie lub mailowo. Pracować będą w dotychczasowych godzinach, czyli od poniedziałku do piątku w godz. 7:45-15:45. W związku z rozporządzeniem mieszkańców prosi się o ograniczenie osobistych wizyt w ośrodku, z wyłączeniem sytuacji wyjątkowych, zagrażających zdrowiu bądź życiu, po uprzednim umówieniu się na wizytę z pracownikiem ośrodka.

Oprac. Paweł Musiał